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고객사는 렌탈 서비스 기반의 사업을 영위하는 기업으로 회사 운영과 관련하여 임시총회 개최를 준비하는 과정에서 소집 통지서, 의사록, 임원 취임승낙서 등 관련 서류의 적법한 작성 방식과 절차 전반에 대해 자문을 요청하였습니다. 
 
법무법인 민후는 먼저 임시총회 소집 과정 전반을 검토하여 소집 통지의 방식과 시기, 통지서에 기재되어야 할 필수 사항들이 형식적으로나 실질적으로 적절하게 구성되어 있는지를 살펴보았습니다. 그 결과, 고객사가 준비한 소집 통지서는 통상적인 회사 운영 실무에서 요구되는 기본 요건을 충족하는 구조로 작성되어 있으며 주주 또는 구성원에게 의사결정 내용을 충분히 인지시키는 데 무리가 없도록 설계되어 있다는 점을 확인하였습니다.
 
아울러 임시총회 의사록과 관련해서는 실제 결의 내용이 명확히 드러나도록 의안의 취지와 결의 결과가 구체적으로 정리되어 있는지 향후 외부 기관이나 이해관계자에게 제시될 경우에도 회사의 의사결정 경과를 합리적으로 설명할 수 있는지를 중심으로 검토를 진행하였습니다. 법무법인 민후는 의사록 문구 일부에 대해 표현을 정제하고 결의의 범위와 효과가 보다 명확히 드러나도록 보완하는 방향의 의견을 제시하였습니다.
 
또한 임원 취임승낙서에 대해서는 해당 문서가 단순한 형식 문서에 그치지 않고 임원으로서의 지위 수락과 책임 인식을 명확히 드러내는 역할을 할 수 있도록 내용 구성이 적절한지 여부를 검토하였습니다. 그 결과, 취임 의사와 직무 수행에 대한 책임 수락이 분명히 드러나도록 일부 표현을 정비하는 것이 바람직하다는 점을 안내하였습니다.
 
법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 임시총회 개최 및 임원 선임과 관련된 일련의 절차를 안정적으로 진행할 수 있도록 각 문서의 형식과 내용이 회사 내부 의사결정 및 향후 대외적 활용에 모두 적합하도록 정비하는 데 필요한 기준과 방향을 제공하였습니다.


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