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법무법인 민후는 공익사업 관련 온라인 서비스를 운영하는 기관 고객사로부터, 기존에 별도로 운영하던 복수의 서비스를 통합하는 과정에서 필요한 서비스 이용약관 개정, 개인정보 관련 동의서 통합 및 계정 이전, 전자적 계약 체결 방식 정비 등에 관한 종합적인 법률자문을 요청받았습니다. 서비스 통합에 따라 기존 회원의 계정과 정보를 새로운 서비스로 이전하는 한편, 회원 유형별로 서로 다른 동의 항목을 적용하고 기존 문서 간 중복·불일치를 해소할 필요가 있었습니다.

법무법인 민후는 먼저 복수 서비스에서 공통으로 활용할 수 있도록 개인정보 관련 동의체계를 일원화하였습니다. 개인정보 수집·이용, 서비스 제공 과정에서 필요한 개인정보 제3자 제공, 회원 통합 및 계정 이전, 서비스 운영과 관련된 계약 체결, 광고성 정보 수신 등을 각각 구분하고, 회원 유형에 따라 필요한 동의 항목이 달리 적용되도록 전체적인 구조를 검토하였습니다.

특히 필수 동의와 선택 동의를 명확하게 구분하고, 일괄동의 방식이 개인정보 보호법상 적법한 동의 방식으로 운영될 수 있도록 동의 화면의 구성방식을 살펴보았습니다. 필수 항목 전체 동의를 제공하더라도 하위 개별 동의 항목을 화면에 표시하고, 이용자가 각각의 항목을 개별적으로 선택·해제하거나 전문을 확인할 수 있도록 구성하여 단일 체크만으로 포괄적인 동의를 받는 방식이 되지 않도록 정비하였습니다.

개인정보 수집·이용과 관련해서는 회원 유형별로 실제 서비스 제공에 필요한 개인정보의 범위와 수집 목적, 보유기간을 구분하였습니다. 또한 서비스 가입 단계에서 반드시 필요한 개인정보와 특정 부가기능을 이용할 때에만 필요한 정보를 구별하여, 후자의 경우 해당 기능을 실제 이용하는 시점에 별도의 동의를 받도록 하는 방식으로 동의체계를 설계하였습니다. 고유식별정보와 자동 수집 정보 등은 그 처리 근거와 성격에 따라 동의 대상과 고지 사항을 구별하여 문서에 반영하였습니다.

서비스 제공 과정에서 회원 간 정보 전달이 필요한 부분에 대해서는 개인정보 제3자 제공에 관한 동의구조도 함께 검토하였습니다. 서비스의 실제 이용 과정에서 필요한 정보 제공과 법령에 근거하여 이루어지는 정보 제공을 구분하고, 이용자가 동의를 거부할 권리와 동의하지 않을 경우 발생할 수 있는 서비스 이용상의 제한을 명확하게 안내할 수 있도록 관련 내용을 정비하였습니다.

기존 서비스 회원의 계정과 정보를 통합 서비스로 이전하는 과정에서는 회원 통합 및 계정 이전에 관한 별도의 동의체계를 마련하였습니다. 계정 이전의 목적과 대상정보, 이전 시기 및 방법, 이전 이후의 보유·이용기간 등을 별도의 동의서에서 명확하게 규정하고, 서비스 이용약관과 개인정보처리방침에서도 해당 동의서를 기준으로 일관된 내용이 적용될 수 있도록 관련 문서를 정비하였습니다.

또한 계정 이전 과정에서 발생할 수 있는 보안 문제를 고려하여 아이디 등 계정정보의 이전범위와 비밀번호 처리방식을 구체적으로 검토하였습니다. 기존 문서마다 계정 이전 대상정보가 서로 다르게 기재되어 있던 부분을 일치시키고, 기존 비밀번호 자체는 이전하지 않으며 별도의 임시비밀번호 발급 및 최초 로그인 시 변경 절차를 적용하는 방식으로 계정 이전체계를 정비하였습니다.

서비스 통합에 맞추어 이용약관의 구조와 회원의 권리·의무에 관한 규정도 함께 개정하였습니다. 기존 서비스가 다른 서비스와 통합될 수 있다는 근거와 계정 이전 절차를 약관에 명시하고, 통합 시행 이전에 이미 발생한 회원의 권리·의무와 진행 중인 절차에 적용되는 기준을 구분하였습니다. 아울러 약관 변경 시 공지·통지 방법과 변경에 동의하지 않는 회원의 처리방식도 정비하였습니다.

서비스 통합과 함께 기존의 서면 계약방식을 온라인 환경에 맞게 전환하기 위한 전자적 계약 체결 절차도 검토하였습니다. 기존에는 계약서를 출력하여 대표자 서명 또는 직인을 날인한 후 스캔본을 업로드하는 방식이었으나, 서비스 화면에서 계약서 전문을 확인한 후 동의 버튼 등을 선택하는 방식으로 계약을 체결할 수 있도록 관련 조항을 개정하였습니다.

전자적 방식으로 계약을 체결할 경우 향후 계약의 성립 여부나 체결 권한을 둘러싼 분쟁에 대비할 필요가 있으므로, 계약 체결 권한 확인 및 전자적 증거 보존체계도 함께 정비하였습니다. 계약에 동의한 계정 및 담당자 정보, 체결 일시, 접속 기록, 동의 결과, 당시 제시된 계약서의 버전과 내용 등을 전자적으로 보존하고, 필요한 경우 대표권이나 위임권한을 확인할 수 있는 자료 또는 별도의 날인 서면을 요청할 수 있도록 하였습니다. 또한 체결된 계약서를 회원이 확인할 수 있도록 열람·보관 절차도 마련하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 복수의 온라인 서비스를 통합하는 과정에서 이용약관과 개인정보 동의체계, 회원 계정 및 정보 이전, 개인정보 관련 문서 간 정합성, 전자적 계약 체결 및 증거 보존 등 주요 법률리스크를 종합적으로 점검하고, 실제 온라인 서비스 운영방식에 맞는 통합적인 약관·동의 및 계약체계를 마련할 수 있도록 법률자문을 제공하였습니다.

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