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법무법인 민후는 정보시스템 및 계정 관리체계를 운영하는 기업 고객사로부터, 시스템에서 사용하는 직원별 계정 ID가 개인정보에 해당하는지 여부와 개인정보 해당 가능성을 낮추기 위한 비식별화 및 정보 관리방안에 관한 법률자문을 요청받았습니다. 특히 직원별 ID를 일정한 규칙에 따라 생성하는 경우, ID와 실제 사용자를 연결하는 정보를 별도로 보관하는 경우 등 구체적인 정보 관리 형태에 따른 개인정보 해당 여부를 검토할 필요가 있었습니다.

법무법인 민후는 먼저 직원별 계정 ID의 개인정보 해당 여부를 판단하기 위해 개인정보 보호법상 개인 식별 가능성과 다른 정보와의 결합용이성을 중심으로 검토하였습니다. 계정 ID 자체에 성명, 생년월일, 연락처 등 개인을 직접 식별할 수 있는 정보가 포함되어 있지 않더라도, 해당 ID가 다른 정보와 쉽게 결합되어 특정 개인을 알아볼 수 있는 구조라면 개인정보에 해당할 가능성이 있으므로 ID의 형식만이 아니라 실제 정보 관리체계까지 함께 고려할 필요가 있음을 검토하였습니다.

직원별 ID를 단순한 순차 방식으로 생성하는 경우에 대해서도 검토하였습니다. 이러한 ID는 그 자체에 개인을 직접 식별할 수 있는 요소가 없다면 곧바로 개인정보에 해당한다고 보기 어려울 수 있지만, 고객사가 별도로 보유하는 정보와 쉽게 결합할 수 있는지 여부에 따라 개인정보 해당성이 달라질 수 있다는 점을 살펴보았습니다. 아울러 개인정보 해당 여부와 별개로 규칙성이 높은 ID는 제3자가 계정 체계를 유추하기 상대적으로 용이할 수 있으므로, 실무적으로는 무작위성이 높은 방식으로 ID를 설계하는 방안도 함께 검토하였습니다.

또한 계정 ID와 실제 사용자의 성명 등 매칭정보를 고객사가 직접 보유하지 않고 별도의 사업자만 보유하는 구조에서 개인정보 해당 여부가 달라질 수 있는지도 검토하였습니다. 개인정보 해당 여부는 각각의 정보처리자가 현실적으로 보유하거나 쉽게 결합할 수 있는 정보의 범위를 고려할 필요가 있으므로, 고객사가 ID만 보유하고 다른 식별정보와 결합하기 어려운 구조라면 그에 따라 개인정보 해당성을 달리 평가할 여지가 있는지를 살펴보았습니다.

다만 형식적으로 정보를 서로 다른 주체가 보관한다는 사정만으로 충분한 것은 아니므로, 실질적인 정보 접근 및 결합 가능성도 함께 검토하였습니다. 다른 사업자에게 요청하면 매칭정보를 쉽게 제공받을 수 있거나 양측 시스템·데이터베이스가 연동되어 있어 기술적으로 쉽게 조회할 수 있는 경우에는 정보가 물리적으로 분리되어 있더라도 결합용이성이 문제될 수 있으므로, 정보의 실질적인 분리보관 및 결합 차단이 이루어질 수 있는 관리구조를 마련할 필요가 있음을 검토하였습니다.

나아가 ID와 실제 사용자의 매칭정보를 데이터베이스가 아닌 별도의 엑셀 파일 등으로 관리하는 경우도 살펴보았습니다. 개인정보 해당 여부는 특정한 저장매체나 파일 형식만을 기준으로 판단하는 것이 아니므로, 고객사가 ID와 성명 등의 정보를 별도 파일 형태로 보유하면서 이를 쉽게 결합하여 개인을 식별할 수 있다면 해당 ID 역시 개인정보로 평가될 가능성이 있다는 점을 검토하였습니다.

법무법인 민후는 이러한 검토를 바탕으로 계정 ID의 개인정보 해당 가능성을 최소화하기 위한 정보 관리 및 비식별화 방안도 함께 제시하였습니다. 계정 ID 생성 시 개인을 직접적으로 나타내는 요소를 배제하고 무작위성이 높은 문자열을 활용하는 방안과 함께, 필요한 경우 관련 정보의 완전삭제, 마스킹, 범주화 및 분리보관 등을 통해 다른 정보와의 결합 가능성을 낮추는 방안을 종합적으로 검토하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 직원별 계정 ID의 개인정보 해당 여부를 단순히 ID의 형식만으로 판단하지 않고, 다른 정보와의 결합 가능성 및 실제 정보 관리체계를 기준으로 검토할 수 있도록 하였으며, ID 생성방식과 매칭정보의 분리보관 등 개인정보 보호를 위한 적절한 정보 관리방안을 마련할 수 있도록 법률자문을 제공하였습니다.

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