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고객사는 렌탈 결제·정산 서비스를 제공하는 핀테크 기업으로 임시주주총회 개최를 앞두고 의사록(안)의 작성 방식과 기재 내용이 법적으로 적정한지 여부에 대해 자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 고객사가 준비한 임시총회 의사록(안)을 전제로 총회 소집 절차와 결의 방식이 일반적인 회사 운영상 요구되는 기준에 부합하는지 여부를 중심으로 검토를 진행하였습니다. 그 과정에서 의사록에 기재된 참석자, 안건, 결의 내용, 의결 결과 등이 향후 회사의 내부 의사결정 및 대외적 증빙 자료로 활용되기에 충분한 형식을 갖추고 있는지를 살펴보았습니다.

또한 의사록이 단순한 내부 문서에 그치지 않고 향후 주주 간 분쟁이나 외부 기관의 확인 요청 시 중요한 근거 자료로 사용될 수 있다는 점을 고려하여 표현 방식과 서술 구조를 보다 명확히 정리할 필요가 있는 부분에 대해서는 보완 의견을 제시하였습니다. 특히 결의 취지와 효과가 오해 없이 전달될 수 있도록 문구를 정제하고 불필요한 해석의 여지를 줄이는 방향을 안내하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 임시주주총회 의사록을 보다 안정적이고 명확하게 정비함으로써 회사의 주요 의사결정이 절차적·형식적으로 적법하게 관리될 수 있는 기반을 마련하도록 조력하였습니다.

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