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법무법인(유한) 원은 온라인 기반의 기업용 서비스를 운영하는 고객사로부터, 서로 다른 기능과 거래구조를 가진 2종의 서비스에 적용되는 이용약관 및 개인정보처리방침을 전반적으로 검토·정비하는 법률자문을 요청받았습니다. 한 서비스는 온라인 사업 운영을 지원하는 기능을 중심으로 구성되어 있고, 다른 서비스는 제안서 작성·관리, 상품 및 거래처 정보 관리, 회원 간 거래지원 및 외부 서비스 연계 등의 기능을 제공하고 있어 각 서비스의 실제 운영방식에 맞는 별도의 약관 체계를 마련할 필요가 있었습니다.

법무법인(유한) 원은 먼저 각 서비스에서 제공되는 기능과 이용자 간 법률관계를 명확하게 반영하도록 이용약관의 기본 구조를 정비하였습니다. 특히 외부 사업자가 제공하는 제휴서비스와 회사가 직접 제공하는 서비스를 구분하고, 회원이 서비스에 입력·등록·전송하거나 서비스 이용 과정에서 생성하는 각종 자료를 별도의 ‘회원 데이터’로 정의하는 등 서비스 운영 과정에서 발생할 수 있는 권리·책임관계를 명확히 할 수 있도록 관련 개념을 보완하였습니다.

기업 회원이 여러 임직원이나 담당자를 통해 서비스를 이용하는 구조도 고려하였습니다. 서비스 계정 및 이용자 권한을 관리하는 ‘관리자’의 개념을 별도로 규정하고 관리자의 서비스 이용행위를 회원의 행위로 보도록 함으로써, 기업 회원과 실제 서비스 이용자 사이에서 발생할 수 있는 계정·권한 관리상의 책임관계를 명확하게 정비하였습니다.

약관 변경과 개별 서비스 운영정책의 적용관계도 함께 검토하였습니다. 회원에게 불리하거나 권리·의무에 중대한 영향을 미치는 약관 변경에 대해서는 별도의 고지·통지 기준을 두고, 개별 서비스에 별도 이용조건이나 운영정책이 존재하는 경우 회원에게 사전에 명확하게 고지하고 동의를 받도록 하여 기본 이용약관과 개별 서비스 조건 사이의 적용관계가 명확해질 수 있도록 정비하였습니다.

유료서비스의 이용과 관련해서는 서비스 이용신청 및 계약 성립, 이용요금의 지급과 서비스 제공시점, 서비스 변경·중단 및 환불 등 서비스 제공 단계별 권리·의무를 구체적으로 검토하였습니다. 특히 회사 사정으로 예정된 기간 내 서비스를 제공하기 어려운 경우 이용자에게 사유와 예상 제공일을 알리고, 서비스 제공 자체가 불가능한 경우에는 지급받은 이용요금을 환불하도록 하는 등 실제 서비스 운영과 이용자 보호가 조화를 이룰 수 있도록 관련 조항을 정비하였습니다.

또한 제휴서비스와 무료서비스 등 서비스 유형에 따라 회사가 부담하는 책임의 범위를 구분하였습니다. 외부 사업자가 직접 제공하는 제휴서비스의 경우 회사가 직접 운영하는 서비스와 책임관계를 구별하고, 무료서비스에 대해서는 품질·가용성 또는 데이터 백업 등에 관한 책임범위를 설정하되 회사의 고의·중과실이나 개인정보 보호의무 위반 등 법령상 책임을 제한할 수 없는 경우까지 일률적으로 면책되지 않도록 관련 조항을 보완하였습니다.

개인정보처리방침에서는 각 서비스에서 실제로 처리되는 개인정보의 범위와 이용목적을 점검하였습니다. 회원관리·식별뿐 아니라 계약 이행 및 요금 정산, 서비스 제공, 결제처리, 제휴서비스 신청 등 실제 업무 과정에서 이루어지는 개인정보 처리가 방침에 적절하게 반영될 수 있도록 개인정보 처리목적과 수집항목, 수집방법 등을 서비스 운영구조에 맞게 정비하였습니다.

특히 외부 제휴사 등을 통해 개인정보를 제공받는 경우도 고려하였습니다. 개인정보 수집방법에 단순히 ‘제휴사로부터의 제공’이라고 규정하는 데 그치지 않고, 정보주체의 동의 또는 관계 법령상 근거에 따라 개인정보를 제공받는 구조가 드러나도록 관련 내용을 구체화하여 실제 데이터 흐름과 개인정보처리방침 사이의 정합성을 높였습니다.

법무법인(유한) 원은 이번 자문을 통해 고객사가 기능과 이용구조가 서로 다른 복수의 B2B 온라인 서비스를 운영하면서 서비스별 이용관계, 기업회원의 계정·권한 관리, 회원 데이터, 제휴서비스, 유료·무료서비스의 책임범위와 함께 개인정보의 수집·이용 및 외부 제공 구조 등을 실제 서비스 운영방식에 맞게 반영할 수 있도록 이용약관과 개인정보처리방침을 종합적으로 검토·정비하는 법률자문을 제공하였습니다.


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