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고객사는 어린이집 대상 전자출결 및 안심 등·하원 알림서비스를 운영하는 정보통신 기업으로 서비스 이용료 인상 과정에서 일부 이용기관과 분쟁이 발생함에 따라 계약 구조 정비 및 향후 대응 방안에 관한 자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 기존 계약서상 장기 계약기간 구조와 이용요금 변경 방식이 이용기관 입장에서 오해를 초래할 가능성이 있다는 점에 주목하였습니다. 특히 관리자페이지 공지만으로 요금 인상 동의가 이루어진 것으로 보기 어려울 수 있고 실제 계약상 중요한 조건 변경인 이용료 인상에 대해서는 보다 명확한 전자적 동의 절차가 필요하다는 방향의 검토 의견을 제공하였습니다. 이에 따라 단순 공지 확인 방식이 아니라 어린이집 대표자인 원장이 직접 원장계정으로 로그인하여 요금정책 변경에 대한 명시적 동의 또는 비동의 의사를 표시하도록 계약 구조를 정비하는 방향의 의견을 제공하였습니다.

아울러 계약기간 및 자동갱신 구조와 관련하여 기존의 장기 계약 형태보다는 1년 단위 자동갱신 구조가 이용기관의 수용 가능성과 계약상 안정성 측면에서 보다 적절할 수 있다는 방향의 검토 의견을 제공하였습니다. 특히 어린이집 전자출결 시스템 특성상 보육통합정보시스템과의 연동이 중단될 경우 출결 기록 누락 및 보육료 정산 문제로 이어질 가능성이 있는 만큼 계약 공백 없이 안정적으로 서비스가 유지될 필요성이 있다는 점도 함께 고려하였습니다.

또한 이용요금 인상 과정에서 이미 초과 징수된 금액에 대한 환불 및 이용기관 대응 공문 작성 방향에 대해서도 함께 검토를 진행하였습니다. 특히 공문상 단순 법적 주장보다는 서비스 운영 과정에서 발생한 소통 부족에 대한 유감 표명과 함께 환불 계획 및 선택 가능한 후속 조치 방안을 명확히 제시하는 방식이 분쟁 완화에 도움이 될 수 있다는 의견을 제공하였습니다. 이에 따라 기존 요금 유지 후 종료, 변경 요금 동의 후 이용 지속, 위약금 없는 즉시 해지 및 타사 이관 지원 등 복수의 선택지를 제안하는 방향으로 공문 구조를 설계하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 아동 및 보호자 개인정보가 포함된 전자출결 서비스 운영 과정에서 개인정보보호법상 요구되는 처리위탁 구조, 접근권한 통제 체계, 서비스 장애 및 침해사고 대응 절차 등을 계약 단계에서부터 일관되게 반영할 수 있도록 종합적인 법적 쟁점을 검토하고 개선 방향을 제시하였습니다.

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