개인정보 제공인가 위탁인가, 기업이 반드시 알아야 할 법적 리스크와 실무 대응 

개인정보 제3자 제공 분쟁은 사전에 철저한 동의 절차와 법적 검토로 예방할 수 있다. 본문에서는 위탁과 제3자 제공의 차이, 주요 쟁점, 분쟁 발생 시 대응 전략, 실무 체크리스트를 실제 자문사례를 바탕으로 안내한다.

1. 개인정보 제3자 제공, 왜 분쟁이 발생할까?

데이터가 이미 핵심 자산인 시대에 많은 기업이 효율적인 서비스 제공과 협업을 위해 외부 기관 또는 사업자와 데이터를 공유하고 있으며, 이 중 상당수가 개인정보를 포함하고 있다. 이와 같은 데이터 공유 과정에서 자칫 개인정보 보호법 위반 문제가 발생할 수 있으며, 이는 행정제재는 물론 민·형사적 책임까지 이어질 수 있다.

특히 개인정보를 제3자에게 제공하는 경우에는 정보주체의 명시적 동의를 전제로 하며, 법령상 정해진 절차를 철저히 준수해야 한다. 이를 간과하거나 불명확한 계약, 부실한 동의 절차를 통해 개인정보가 제공될 경우, 사후 분쟁이 발생할 가능성이 매우 높아진다.

개인정보 제3자 제공은 위탁과 구분되는 법적 개념이며, 동의 요건과 처리 목적에 따라 적용 법령과 책임 구조가 달라진다. 기업이 이를 혼동하거나 절차를 소홀히 할 경우, 분쟁과 법적 제재로 이어질 수 있으므로 각 단계에서 실무적으로 유의해야 할 사항이 많다. 실제 기업 자문 사례를 통해 이러한 쟁점들이 어떻게 문제화되고 대응되는지도 확인할 수 있다. 

2. 개인정보 제3자 제공과 위탁은 무엇이 다를까?

많은 기업이 ‘위탁’과 ‘제3자 제공’을 혼동하고 있으나, 이는 법적으로 명확히 구분되는 개념이다. 두 개념의 차이를 이해하지 못한 채 개인정보를 이전했다가는 위법 리스크에 직면하게 된다.

대법원은 2017년 4월 7일 선고한 2016도13263 판결에서, '개인정보가 제공받는 자의 이익을 위해 사용되며, 그 자가 독립적인 개인정보처리자가 되는 경우' 제3자 제공으로 본다고 하였다. 따라서 기업은 개인정보 이전의 목적, 수탁자의 역할, 통제 가능성 등을 종합적으로 검토해 법적 성격을 구분해야 한다.

3. 개인정보 제3자 제공 시 준수해야 할 법적 요건

개인정보 보호법 제17조는 제3자 제공의 기본 요건으로 아래 사항을 정보주체에게 알리고 동의를 받아야 함을 명시하고 있다.

[동의 시 고지 사항]

① 개인정보를 제공받는 자

② 제공받는 자의 개인정보 이용 목적

③ 제공하는 개인정보 항목

④ 개인정보의 보유 및 이용 기간

동의는 서면, 이메일, 전자서명, 앱 내 고지 등 다양한 방법으로 받을 수 있지만, 정보주체가 자발적이고 명확한 의사표시를 하도록 해야 한다. 만약 동의 없이 개인정보를 제공한 경우, 관련 법령에 따라 최대 5년 이하 징역 또는 5천만 원 이하 벌금(개인정보 보호법 제71조 제1호)에 처해질 수 있다.

4. 법무법인 민후가 해결한 실제 개인정보 제3자 제공 분쟁 사례와 대응 전략

(1) 공급계약서 내에 개인정보 제3자 제공 관련 조항이 부재했던 사례

한 HR테크 기업은 인사관리 솔루션을 기업에 공급하면서, 원청사 및 협력사 간 데이터 연계를 수행하였다. 그러나 초기 공급계약서에는 개인정보 제3자 제공 관련 조항이 명시되어 있지 않았고, 이에 대한 동의서도 존재하지 않았다.

당 법인은 계약서에 반드시 포함되어야 할 제3자 제공 관련 조항과 특약사항을 명확히 구조화하였고, 실제 개인정보 처리 단계에서 필요한 동의 방식, 체크리스트, 운영상 주의사항 등을 제공하였다. 이 자문을 통해 의뢰기업은 후속 클레임 위험을 줄이고, 개인정보 보호법 준수 체계를 구축할 수 있었다.

(2) 개인정보 제3자 제공이 필요한 앱 활용을 위해 미성년자의 법적대리인 동의가 필요했던 사례

정보통신기업이 미성년 자녀 보호용 앱 서비스를 개발하여 학교폭력 조사를 위한 학교 정보제공과 관련한 제3자 제공 동의서 작성을 요청하였다.

당 법인은 ‘학교’가 개인정보 제공의 수령자임을 명확히 하였고, 제공 항목, 제공 목적, 보유기간 등을 고지하는 동의서 양식을 구성했다. 특히 미성년자의 법정대리인 동의가 필요하다는 점, 동의 거부 시 서비스 이용 불이익이 없도록 설계해야 한다는 점을 함께 안내하였다.

(3) 데이터 연동 기능이 있는 서비스 출시를 앞두고 개인정보 제3자제공 관련 자문을 받아 안전하게 런칭한 사례

앱 서비스 기업 A사는 다른 앱과의 연동 기능을 기획하면서 사용자 데이터 일부를 제휴사에 전달하려 했고, 이에 따라 제3자 제공에 해당하는지 여부와 동의 절차를 문의하였다.

본 법인은 신용정보법 및 개인정보보호법을 기준으로 사안을 검토하였고, 사용자 동의가 필요한 정보 범위, 수집 단계에서의 고지 및 안내 문구 샘플, 거부권 고지 등 실무적인 체크리스트를 제공하였다. 이를 통해 A사는 데이터 연동 기능을 안전하게 런칭할 수 있었다.

5. 분쟁 발생 시 기업이 취해야 할 조치

(1) 제3자 제공 여부의 사실관계 정리

정보가 단순히 위탁인지 제3자 제공인지 명확히 파악해야 한다. 특히 제공받는 자의 업무 목적, 대가 유무, 독립성 등을 기준으로 판단해야 하며, 필요 시 법률 전문가의 도움을 받아 법적 판단을 받아야 한다.

(2)  동의서 또는 계약서 확인

제3자 제공 동의서 또는 관련 계약서에 정보주체의 명시적 동의가 포함되어 있는지 확인하고, 불완전한 경우에는 소급 보완 여부를 검토한다. 만약 동의가 없는 경우, 피해자(정보주체)의 요청이나 법적 절차에 따라 시정조치가 필요하다.

(3)  규제기관 신고 또는 분쟁 대응

개인정보 분쟁조정위원회, 방송통신위원회 등 규제기관으로부터 조사 또는 신고를 받을 경우, 자사 내부의 개인정보처리 내역과 보안 시스템을 신속히 점검하고 필요한 자료를 준비해야 한다. 조치가 늦거나 소명에 실패하면 과징금 부과 등 불이익이 클 수 있다.

6. 제3자 제공 관련 체크리스트 (실무용)

7. 제3자 제공 리스크 대응을 위한 내부 프로세스 점검의 중요성

단순히 계약서나 동의서의 형식적 요건만 갖춘다고 해서 모든 법적 리스크가 해소되는 것은 아니다. 실제로 개인정보 제공과 관련된 분쟁이 발생한 사례를 살펴보면, 사내 여러 부서 간 커뮤니케이션 미흡, 실무자의 개인정보 개념 이해 부족, 동의 절차 누락 등이 복합적으로 얽혀 있는 경우가 많다.

따라서 기업은 개인정보 처리 단계별 흐름도 작성, 담당자별 책임과 승인 절차 명확화, 동의 취득 방식에 대한 정기 점검, 기술적·관리적 보호조치 매뉴얼 마련 등 전사적 대응 프로세스를 구축해야 한다. 특히, 마케팅, IT, 영업, 외주협력 부서가 데이터를 함께 다루는 경우, 개인정보 제공이 발생할 수 있는 접점을 미리 식별해 통제하는 것이 중요하다.

이러한 내부 프로세스 점검과 교육을 병행할 경우, 단순한 서류 정비를 넘어 실질적인 개인정보보호 체계를 구축할 수 있을 것이다.

8. 개인정보 제3자 제공 관련 분쟁 발생 시 법률 전문가 검토의 필요성

개인정보 제3자 제공은 단순한 데이터 이전이 아닌, 정보주체의 권리를 침해할 수 있는 행위로서 매우 민감한 사안이다. 특히 플랫폼, 핀테크, 헬스케어 등 개인정보에 기반한 사업이 확장되는 환경에서는 동의 절차의 적법성, 계약 구조의 명확성, 기술적 보호조치의 적정성을 전방위적으로 검토해야 한다.

법령 위반은 사업 전체에 위협이 될 수 있는 리스크로 연결되며, 한 번의 실수가 브랜드 신뢰에 타격을 줄 수 있다. 따라서 분쟁 발생 전 단계에서 법률 전문가의 검토를 통해 예방하는 것이 무엇보다 중요하다.