이연구 법무법인 민후 변호사는 이데일리에 ‘주주총회 서면결의 시 의사록 작성의 필요성’에 대해 기고했습니다.

소규모 기업은 주주 전원의 동의가 있는 경우 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있고, 이와 같은 서면결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 인정됩니다(상법 제363조 제4항, 제5항).

서면결의를 통한 주주총회의 경우, 의사록 작성 의무가 있느냐에 대한 의문이 발생하게 됩니다.

의사록은 주주총희 의사의 경과 요령과 결과를 기재하기 위하여 작성하는 것이기에, 주주총회를 개최하지 않고 회의를 진행한 사실이 없는 서면결의의 경우라면 의사록 작성 의무가 발생하지 않을 것이라 생각하는 경우가 많습니다.

그러나 주주총회 의사록은 회사의 중요한 의사결정 사항에 대한 보고문서로, 주주와 채권자는 영업시간 내에 언제든 회사에 비치된 주주총회의사록에 대하여 열람 또는 등사를 청구할 권리가 있습니다. 회사는 이 같은 의무를 이행하지 않을 경우 과태료에 처해질 수 있습니다.

이처럼 주주총회 의사록은 내부적 보고 문서일 뿐만 아니라 주주나 채권자에게 회사의 운영상황에 대한 정보를 제공하는 기능을 합니다. 따라서 서면결의에 따른 의사의 요령 및 진행경과를 파악할 수 있도록 의사록 작성 의무를 법령을 통하여 부과하는 것이 거래 안정성을 높이는 방법일 수 있습니다.

법무법인 민후의 이연구 변호사는 기고를 통해 스타트업 등 소규모 회사의 증가에 따라 거래 안전을 도모할 수 있는 효과적인 방안 마련의 필요성을 강조하였습니다.

기고 전문은 기사를 통해 확인할 수 있습니다.